DOI: 10.69803/3083-6034-2025-2-64

УДК 378:004.9

 

Б.Є. Роман, старший викладач

e-mail: rbe555@gmail.com

ORCID: 0009-0007-5018-8565
ВП НУБіП України «Бережанський агротехнічний інститут»

 

УПРАВЛІННЯ ДОКУМЕНТООБІГОМ У ЗАКЛАДАХ ВИЩОЇ ОСВІТИ НА ОСНОВІ ХМАРНИХ ТЕХНОЛОГІЙ

 

У статті розглянуто актуальні теоретичні та практичні аспекти управління документообігом у закладах вищої освіти (ЗВО) на основі хмарних технологій. Ефективний документообіг є ключовим елементом функціонування освітніх установ, особливо в умовах цифрової трансформації та зростаючих обсягів інформації. Автор проаналізував основні підходи до управління — традиційний, процесний, системний та ситуаційний — і обґрунтував їхню доцільність у контексті організації документообігу в ЗВО. Особливу увагу приділено використанню хмарних сервісів, зокрема Microsoft 365 і Google Workspace, які забезпечують централізоване зберігання даних, спільну роботу з документами, підвищення доступності інформації та скорочення витрат на інфраструктуру. На прикладі діяльності ВП НУБіП України «Бережанський агротехнічний інститут» проаналізовано поточний стан використання хмарних технологій, виявлено як позитивні результати, так і наявні обмеження: технічні труднощі, недостатній рівень цифрової грамотності персоналу, відсутність єдиної стратегії впровадження систем електронного документообігу (СЕД). У дослідженні зроблено висновок, що хмарні технології є ефективним засобом модернізації управління документообігом у ЗВО, особливо в умовах обмежених ресурсів. Запропоновано рекомендації щодо подальшого вдосконалення документообігу: розробка спеціалізованих хмарних рішень, інтеграція з державними інформаційними системами, проведення систематичного навчання персоналу, а також впровадження засобів кіберзахисту. Практична значущість результатів полягає в можливості застосування запропонованих підходів для підвищення ефективності управління в освітніх закладах, оптимізації адміністративних процесів і забезпечення прозорості обробки документів. Отримані результати можуть слугувати базою для подальших досліджень у галузі цифровізації управлінських процесів у закладах освіти.

 

Ключові слова: документообіг, хмарні технології, заклади вищої освіти, управління, інформаційні технології, автоматизація.

 

Список використаних джерел.

  1. Берталанфі Л. Загальна теорія систем. Нью-Йорк: George Braziller, 1968. – 295 с.
  2. Гудзинський О.Д., Судомир С.М., Гуренко Т.О. Менеджмент підприємницької діяльності: навч. посібник. Київ: ІПК ДСЗУ, 2011. 322 с.
  3. Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг».   № 851-IV.
  4. Інформаційно-виробнича система «Освіта». Режим доступу: http://www.osvita.net.
  5. Мелл П., Грансе Т. Визначення хмарних обчислень. NIST Special Publication, 2011.  800 с.
  6. Огляд Microsoft 365 для освіти. 2020.  Режим доступу: https://www.microsoft.com/education.
  7. Стратегічний менеджмент: навч. посібник. О. Д. Гудзинський, С. М. Судомир, Т. О. Гуренко, Ю. С. Гудзинська, М. Р. Судомир. Тернопіль: ФОП Паляниця В. А., 2020. 314 с.
  8. Тейлор Ф. Принципи наукового управління. Нью-Йорк: Harper & Brothers, 1911.  144 с.
  9. Фідлер Ф. Теорія ефективності лідерства. Нью-Йорк: McGraw-Hill, 1967.  310 с.
  10. Шарма Р. Інформаційні технології в управлінні освітою. Журнал освітніх технологій, 2018. № 45.  С. 12–20.

 

References.

  1. Bertalanfi, L. (1968). Zahalna teoriia system [General system theory]. New York: George Braziller.
  2. Gudzynskyi, O. D., Sudomyr, S. M., & Hurenko, T. O. (2011). Menedzhment pidpryiemnytskoi diialnosti: Navchalnyi posibnyk [Entrepreneurial activity management: A textbook]. Kyiv: IPK DSZU.
  3. Zakon Ukrainy “Pro elektronni dokumenty ta elektronnyi dokumentoobih” [Law of Ukraine “On electronic documents and electronic document flow”], No. 851-IV, 2003.
  4. Zahalnoosvitnia informatsiino-vyrobnycha systema “Osvita” [Informational and production system “Osvita”]. Retrieved from http://www.osvita.net
  5. Mell, P., & Grance, T. (2011). The NIST definition of cloud computing (NIST Special Publication 800). National Institute of Standards and Technology.
  6. (2020). Ohliad Microsoft 365 dlia osvity [Overview of Microsoft 365 for Education]. Retrieved from https://www.microsoft.com/education.
  7. Gudzynskyi, O. D., Sudomyr, S. M., Hurenko, T. O., Gudzynska, Yu. S., & Sudomyr, M. R. (2020). Stratehichnyi menedzhment: Navchalnyi posibnyk [Strategic management: A textbook]. Ternopil: FOP Paliianytsia V. A.
  8. Taylor, F. (1911). Pryntsypy naukovoho upravlinnia [The principles of scientific management]. New York: Harper & Brothers.
  9. Fidler, F. (1967). Teoriia efektyvnosti liderstva [A theory of leadership effectiveness]. New York: McGraw-Hill.
  10. Sharma, R. (2018). Informatsiini tekhnolohii v upravlinni osvitoiu [Information technologies in education management]. Zhurnal osvitnikh tekhnolohii, (45), 12–20.

 

B.E. Roman Document management in higher education institutions based on cloud technologies. Subject of study. The article examines the theoretical and practical aspects of document management in higher education institutions (HEIs) using cloud technologies. Aim of the study. The study aims to analyze the theoretical foundations and practical applications of cloud technologies in document management within HEIs, with a focus on the case of the Berezhnay Agrotechnical Institute of NUBiP of Ukraine, and to propose recommendations for process improvement. Research methods. The study employs logical, system-structural, and comparative analysis methods to investigate management approaches and cloud technology applications. Results of work. The analysis identifies key management approaches (traditional, process, systemic, situational) and their relevance to HEI document management. Cloud technologies are shown to optimize document management by enabling centralized storage, enhancing data accessibility, and reducing infrastructure costs. The case study of the Berezhnay Agrotechnical Institute highlights partial automation using Microsoft 365 and Google Workspace, with potential for further integration. Recommendations include developing tailored cloud-based systems for HEIs. Scope of application. The findings can be applied to improve document management systems in HEIs, enhancing operational efficiency and decision-making processes.

 

Key words: document management, cloud technologies, higher education institutions, management, information technologies, automation.

 

 


:  Переглянути (завант.: 14) [365.7 Kb]